Privacy en informatieveiligheid:
Hoe Woej met uw privacy en gegevens omgaat
Wanneer u hulp vraagt aan Woej of meedoet aan onze activiteiten, deelt u persoonlijke informatie met ons. Wij vinden het belangrijk dat u precies weet wat wij met die informatie doen, waarom we dat doen en hoe wij uw privacy beschermen.
Vertrouwelijkheid: Uw verhaal is veilig bij ons
Alles wat u bespreekt met onze sociaal werkers, medewerkers of vrijwilligers is vertrouwelijk. Dit betekent dat zij niet met anderen over uw privésituatie praten of informatie over u uitwisselen, tenzij u daar zelf toestemming voor geeft. Ook in groepen of bij cursussen maken we hier duidelijke afspraken over met alle deelnemers.
Wij verwerken persoonsgegevens in een registratiesysteem wat beveiligd is volgens de veiligheidsnorm NEN7510. Voor het verzenden van persoonsgegevens via email werken we met een beveiligd emailsysteem. Woej neemt voortdurend beveiligingsmaatregelen om diefstal en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.
Welke gegevens verzamelen wij
Wij bewaren alleen gegevens die echt nodig zijn om u goed te kunnen helpen. Denk hierbij aan:
- Persoonlijke gegevens: Uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.
- Hulpverlening: Informatie over uw leefomstandigheden, uw gezondheid (als dat nodig is voor de ondersteuning), de doelen waar u aan werkt en verslagen van hoe het gaat.
- Contactpersonen: De gegevens van een familielid of mantelzorger, zodat we iemand kunnen bereiken als dat nodig is.
- Digitale gegevens: Als u onze website bezoekt, wordt uw IP-adres herkend (het unieke nummer van uw computer).
Waarom hebben wij deze gegevens nodig?
Woej verwerkt uw gegevens om onze taken op het gebied van welzijn en hulpverlening goed uit te voeren. Dit doen we op basis van drie wettelijke redenen:
- De wet: Wij voeren taken uit voor de gemeente binnen de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) en de Participatiewet. Hiervoor zijn we wettelijk verplicht bepaalde gegevens vast te leggen.
- Een overeenkomst met u: Om bijvoorbeeld een vervoersdienst voor u te regelen of u in te schrijven voor een cursus of activiteit.
- Uw toestemming: Soms kan het voor goede hulp of dienstverlening, nodig zijn om uw gegevens te delen met een andere dienst of zorgverlener. Dan vragen we altijd eerst om uw schriftelijke toestemming.
Wie kan uw gegevens inzien?
Niet iedereen bij Woej kan zomaar in uw dossier kijken. Alleen de medewerkers die u direct begeleiden of de administratie regelen, hebben toegang. Iedereen die bij ons werkt — zowel betaalde krachten als vrijwilligers — heeft een geheimhoudingsplicht getekend. Zij mogen niets doorvertellen of doorgeven aan buitenstanders.
Als we externe partijen inschakelen (zoals een IT-bedrijf voor onze computersystemen), sluiten we een contract af waarin staat dat zij ook verplicht zijn uw gegevens strikt geheim te houden en goed te beveiligen.
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de dienstverlening. De exacte bewaartermijnen kunt u lezen in het privacy statement van Woej. U kunt dit opvragen via het contactformulier op www.woej.nl
Uw rechten: U blijft de baas
U heeft volgens de privacywet (AVG) een aantal belangrijke rechten:
- Inzien en verbeteren: U mag altijd vragen om uw dossier in te zien. Kloppen er dingen niet? Dan passen we dat aan.
- Verwijderen: U kunt ons vragen om uw gegevens te wissen. In sommige gevallen kan dit direct, in andere gevallen moeten we gegevens nog een bepaalde tijd bewaren vanwege de wet.
- Bezwaar: U kunt bezwaar maken als u vindt dat wij uw gegevens niet op de juiste manier gebruiken.
Toezicht
Woej houdt zich aan de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de landelijke waakhond die controleert of organisaties wel netjes omgaan met privacy.
Wilt u meer weten?
Heeft u specifieke vragen over uw dossier of wilt u een wijziging doorgeven? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij Woej of stuur uw vraag via het contactformulier op www.woej.nl
Privacy regelement Woej, april 2026